Politique de confidentialité - Spirit Beauties

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Spirit Beauties

Politique de confidentialité et de protection des données à caractère personnel

Dans le cadre de l’utilisation du site https://www.spirit-beauties.com/ (ci-après désigné par le « Site »), la société SPIRIT BEAUTIES, exploitante du Site, est susceptible de mettre en œuvre les traitements de données à caractère personnel définis ci-après.
Afin de préserver la confiance de l’utilisateur du Site (ci-après désigné par « l’Utilisateur »), la Société SPIRIT BEAUTIES l’invite à prendre connaissance de sa politique en la matière, laquelle décrit les données collectées, l’utilisation qui en est faite, et les droits dont dispose l’Utilisateur en ce qui les concerne, en conformité avec la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016.
La Société SPIRIT BEAUTIES s’engage à ne pas traiter les données à caractère personnel pour des finalités autres que celles mentionnées dans la présente politique de confidentialité.

Remarque préalable : Dans le cas où l’Utilisateur agit à titre professionnel, il est rappelé que les données personnelles protégées au titre de la présente politique de confidentialité ne concernent que les données relatives à des personnes physiques. Toute donnée renseignée se rapportant exclusivement à une personne morale (telle que la société du Client) n’est pas une donnée personnelle et n’a pas vocation à faire l’objet de l’ensemble des dispositions prévues par la présente politique de confidentialité.

1. QUI COLLECTE VOS DONNEES ?

La société responsable du traitement des données personnelles est SPIRIT BEAUTIES, société par actions simplifiée au capital social de 5.000 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Tarascon, sous le numéro 884 562 018, dont le siège social est situé 1 Allée des Amandiers, 13370 Mallemort (ci-après désignée par la « Société »).
Dans le cadre du Site, et en conformité avec la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016, la Société collecte et traite un certain nombre de données à caractère personnel relatives à l’Utilisateur selon les conditions et modalités définies ci-après.

2. QUELLES DONNEES COLLECTONS-NOUS ET POURQUOI ?
L’Utilisateur est informé, sur chaque formulaire de collecte de données à caractère personnel, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque (*). A défaut de renseignement des informations ayant un caractère obligatoire, le service sollicité impliquant le traitement de telles données ne pourra être mis en œuvre.

2.1. Création d’un Compte Client

La Société collecte, dans le cadre du formulaire de création d’un Compte Client, uniquement les données à caractère personnel qui sont strictement nécessaires à l’authentification de l’Utilisateur sur son Compte Client.
En outre, la création d’un Compte Client est un préalable nécessaire à la passation de Commande sur le Site. Par conséquent, dans le cadre du formulaire de création d’un Compte Client, la Société collecte les données strictement nécessaires à la passation d’une Commande dont les données sont collectées conformément à l’article 2.2 de la présente politique de confidentialité.
Les données obligatoirement collectées sont : nom, prénom, adresse email, mot de passe de l’Utilisateur (néanmoins crypté et n’est donc pas lisible par la Société) et adresse de livraison (pays, ville, code postal, rue, numéro de rue et compléments d’adresse).

Les données facultativement collectées sont numéro de téléphone et adresse de facturation de l’Utilisateur si cette dernière est différente de l’adresse de livraison (pays, ville, code postal, rue, numéro de rue et compléments d’adresse).
Il est en outre demandé à l’Utilisateur qu’il est âgé de dix-huit (18) ans ou plus. Cette information est requise compte-tenu de la nature des produits commercialisés sur le Site, la vente d’alcool étant interdite aux mineurs.
L’adresse email et le mot de passe permettent à l’Utilisateur de s’identifier à son Compte Client.
L’adresse email permet à l’Utilisateur de solliciter un nouveau mot de passe par email en cas d’oubli de celui-ci. L’adresse email sert également de contact de référence de l’Utilisateur par la Société, notamment dans le cadre des commandes d’articles.
L’ensemble des autres données collectées sont nécessaires afin d’assurer les traitements définis à l’Article 2.2 ci- après relatifs à la commande de produits sur le Site par l’Utilisateur.

2.2. Commande de produits

Dans le cadre de la commande de produits, la Société traite des données à caractère personnel qui ont été collectées dans le cadre de la création d’un Compte Client, à savoir :
– Cordonnées de l’Utilisateur (adresse email et facultativement numéro de téléphone) ;
– Adresse de livraison complète de l’Utilisateur ainsi que les coordonnées permettant de le contacter pour assurer la livraison (nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, pays, ville, code postal, rue, numéro de rue). Facultativement, l’Utilisateur peut renseigner ses compléments d’adresse (numéro de
bâtiment et étage, nom de l’entreprise…) ;
– Facultativement, adresse de facturation si celle-ci est différente de son adresse de livraison, les données
collectées étant alors celles nécessaires pour assurer la facturation de l’Utilisateur (nom, prénom, pays, ville, code postal, rue, numéro de rue et éventuellement, numéro de bâtiment étage…).
D’autre données sont collectées au moment de la commande de l’utilisateur telles que les données relatives au moyen de paiement de l’Utilisateur conformément à l’article 2.2.4 ci-après.
Toutes ces données sont collectées afin de permettre à l’Utilisateur de passer commande de produits sur le Site. Ce traitement est mis en œuvre afin d’assurer la gestion et le suivi des commandes, notamment les paiements, expéditions, livraisons et retours d’articles, et plus précisément les sous-finalités décrites ci-après.

2.2.1. Confirmation de commande

La Société utilise l’adresse email de l’Utilisateur pour lui communiquer un email de confirmation de sa commande.

2.2.2. Suivi de commande

La Société utilise l’adresse email de l’Utilisateur pour lui communiquer un email l’informant de l’expédition de sa commande et contenant un numéro de suivi de commande lui permettant de suivre son colis.
La Société communique l’adresse email de l’Utilisateur (et son numéro de téléphone celui-ci a été renseigné par l’Utilisateur) à son transporteur en charge de la livraison des commandes. Cette communication a pour but de permettre au transporteur d’assurer directement auprès de l’Utilisateur le suivi de sa commande par l’envoi d’emails ou de le contacter par téléphone en cas de besoin.
En cas de difficulté rencontrée dans le cadre de la livraison, la Société pourra contacter l’Utilisateur par email (ou par téléphone si l’Utilisateur a communiqué son numéro).

2.2.3. Expédition, livraison des commandes et retour des produits

La Société traite les nom, prénom et adresse complète de livraison de l’Utilisateur afin d’expédier les commandes.

La Société communique à son transporteur en charge de la livraison des commandes les nom, prénom, adresse complète de livraison. Ces données sont nécessaires au transporteur afin de lui permettre d’assurer la livraison des commandes et, le cas échéant, le retour des produits.
La Société communique également à son transporteur l’adresse email de l’Utilisateur (et/ou son numéro téléphone si l’Utilisateur a communiqué son numéro à la Société) afin de permettre au transporteur de contacter directement l’Utilisateur dans le cadre de la livraison des commandes et, le cas échéant, le retour des produits.

2.2.4. Paiement d’une commande

Dans le cadre du paiement d’une commande, la Société collecte les données relatives au moyen de paiement utilisé par l’Utilisateur, à savoir : le numéro de référence de transaction, le numéro de transaction, le pays de l’adresse IP de l’Utilisateur, la date de paiement, le numéro d’appel de la banque, le numéro d’autorisation de paiement, les six premiers chiffres et les deux derniers chiffres de la carte utilisée par l’Utilisateur (les autres chiffres étant cryptés et non lisibles) ainsi que la date de validité de cette dernière.
La Société garantit utiliser un service de paiement en ligne sécurisé, quel que soit le mode de paiement choisi, et ce afin de garantir la sécurité des paiements effectués sur le Site et lutter contre la fraude.
Pour procéder concrètement au paiement, l’Utilisateur est redirigé sur le site de la banque. Une fois le paiement validé par la banque, un système de redirection renvoie l’Utilisateur sur le Site. Par ce moyen, la Société ne collecte en aucun cas les coordonnées bancaires de l’Utilisateur.

2.2.5. Facturation de l’Utilisateur

La Société utilise les données relatives à l’adresse de livraison de l’Utilisateur ou le cas échéant de son adresse de facturation, pour éditer une facture à destination de l’Utilisateur et afin de satisfaire à ses propres obligations légales en matière commerciale, fiscale et comptable.

2.2.6. Gestion de la relation Client

La Société traite les données des Utilisateurs traitées dans le cadre des commandes d’articles également afin d’assurer :
– La gestion de la relation avec les clients de manière générale, dont la gestion commerciale ;
– La gestion du service clientèle / service après-vente ;
– La mesure de la qualité et la satisfaction client.

2.3 Messages adressés à la Société

L’Utilisateur peut contacter la Société via le formulaire de contact accessible sur le Site, par email ou par courrier postal pour diverses raisons (demande de renseignement, exercice du droit de rétractation, demande de garantie, réclamations auprès du service client…)
Dans ce cadre, la Société collecte des données relatives à l’identité de l’Utilisateur, ses coordonnées en vue de lui répondre, ainsi qu’au sujet et au contenu du message que l’Utilisateur souhaite lui adresser et dont le contenu est librement déterminé par ce dernier.
Ces données sont traitées afin de répondre à la demande de l’Utilisateur.
La Société pourra, en fonction de la nature de la demande de l’Utilisateur, solliciter de sa part la communication de toute autre donnée personnelle nécessaire au traitement de sa demande en lui indiquant le cas échéant la finalité de cette collecte.

2.4 Prospection commerciale

La Société peut utiliser l’adresse email de l’Utilisateur pour lui communiquer par email ses offres promotionnelles et sa newsletter, dans la mesure où :
– L’Utilisateur y consent expressément s’il s’agit d’un consommateur ;
– L’Utilisateur ne s’y oppose pas s’il s’agit d’un professionnel.

3. QUE JUSTIFIE LE TRAITEMENT DE VOS DONNEES ?

3.1 Compte Client – Messages

La Société collecte les données personnelles de l’Utilisateur pour mettre en œuvre les traitements relatifs à la création d’un Compte Client (Articles 2.1) et aux messages qui lui adresse l’Utilisateur (Article 2.3) uniquement si ce dernier a manifesté son consentement. L’Utilisateur manifeste son consentement en une seule fois lors de la création de son Compte Client en cochant la case « J’accepte les termes de la Politique de confidentialité ».
L’Utilisateur peut à tout moment rétracter son consentement en adressant une demande en ce sens aux coordonnées suivantes :
– Par courriel : contact@spirit-beauties.com
– Ou par courrier postal : SAS SPIRIT BEAUTIES, 1 Allée des Amandiers, 13370 Mallemort – France.
La rétractation du consentement de l’Utilisateur ne joue que pour l’avenir et ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués antérieurement au retrait de son consentement. En outre, le retrait du consentement entraine la suppression du Compte Client et ainsi l’impossibilité pour l’Utilisateur de passer commande depuis le Site.

3.2. Commandes et gestion de la relation commerciale

La Société traite les données collectées pour les besoins des commandes et les sous-finalités qu’elles impliquent (Article 2.2), tels que le paiement, la livraison des commandes et les traitements relatifs à sa gestion commerciale, pour l’exécution de la relation contractuelle entre l’Utilisateur et la Société. En effet, à défaut de traiter de telles données, ni la Société ni l’Utilisateur ne seraient en mesure de satisfaire aux engagements contractés dans le cadre de leur relation contractuelle.

3.3. Prospection commerciale

Le traitement relatif à la prospection commerciale (Article 2.4) nécessite :
– un consentement exprès et distinct de l’Utilisateur si celui-ci a la qualité de consommateur. L’Utilisateur y consent lorsqu’il coche la case « Je souhaite recevoir des informations commerciales de la part de SPIRIT BEAUTIES » lors de la création de son Compte Client ;
– une absence d’opposition de l’Utilisateur dans les conditions ci-après décrites si l’Utilisateur a la qualité de professionnel.
L’Utilisateur peut par conséquent consentir à l’ensemble des autres traitements mis en œuvre sur le Site sans consentir ou en s’opposant à la prospection commerciale.
L’Utilisateur peut à tout moment rétracter son consentement ou s’opposer à ce traitement, soit en cliquant dans le lien prévu à cet effet dans chaque email de prospection qu’il reçoit de la part de la Société, soit en adressant une demande en ce sens aux coordonnées suivantes :
– Par courriel : contact@spirit-beauties.com
– Ou par courrier postal : SAS SPIRIT BEAUTIES, 1 Allée des Amandiers, 13370 Mallemort – France.
La rétractation du consentement ou l’opposition au traitement de la part de l’Utilisateur ne joue que pour l’avenir et ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué antérieurement au retrait de son consentement ou à la manifestation de son opposition.

4. A QUI COMMUNIQUONS-NOUS VOS DONNEES ?

La Société s’engage à ne communiquer les données à caractère personnel de l’Utilisateur à aucun autre destinataire que ceux visés au présent article. Seul le personnel dûment habilité de la Société peut éventuellement en prendre connaissance.

La Société ne communique que les données qui sont strictement nécessaires aux missions confiées aux destinataires qui sont tenus de respecter les finalités des traitements des données mentionnées à l’Article 2 de la présente politique de confidentialité et à ne pas utiliser les données à d’autres fins.
Les données bancaires de l’Utilisateur renseignées dans le cadre du paiement de sa commande sont collectées par le prestataire qui édite le service de paiement sécurisé qui les traite sous sa propre responsabilité.
Les données nécessaires pour assurer la livraison des commandes sont communiquées au transporteur de la Société qui assure la livraison des commandes.
Les sous-traitants mentionnés à l’Article 5 ci-après peuvent éventuellement avoir accès aux données traitées sous la responsabilité de la Société pour la réalisation des prestations qui leur incombent, mais ne peuvent en aucun cas pratiquer une quelconque autre opération de traitement des données, telle qu’une modification ou une utilisation à d’autres fins de celles-ci.

5. QUI SONT NOS SOUS-TRAITANTS ?

La Société recourt à divers sous-traitants qui ont pour missions respectives d’assurer l’hébergement des bases de données du Site et la maintenance Site.
La Société garantit que ses sous-traitants présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière que le traitement réponde aux exigences du Règlement UE 2016/679 et à la Loi Informatique et Libertés.
Les sous-traitants peuvent eux-mêmes être autorisés à sous-traiter tout ou partie de leurs opérations sous réserve du strict respect des dispositions de l’article 28 du Règlement UE 2016/679 et des dispositions de la présente politique de confidentialité.
La Société, en sa qualité de responsable de traitement, demeure l’unique interlocuteur de l’Utilisateur.

6. QUELS SONT VOS DROITS ?

Conformément à la règlementation en vigueur, tout Utilisateur dispose de droits à l’égard des données à caractère personnel qui le concernent.
Pour exercer ses droits, l’Utilisateur doit envoyer une demande en précisant l’objet de sa lettre ou de son courriel qu’il s’agit d’une demande d’information ou de réclamation relative à ses données personnelles, et se ménagera la preuve de la réception de sa demande.
Toute demande en ce sens devra être adressée, au choix :
– Par courriel : contact@spirit-beauties.com
– Ou par courrier postal : SAS SPIRIT BEAUTIES, 1 Allée des Amandiers, 13370 Mallemort – France.
La Société se réserve le droit de demander une copie de la pièce d’identité de la personne concernée afin d’éviter toute fraude et/ou accès illicite à ses données.
Toutefois, certaines données personnelles peuvent être exemptées de telles demandes dans certaines circonstances, par exemple si elles portent atteinte aux droits et libertés de tiers. Si une exception s’applique, la Société le fera savoir à l’Utilisateur en répondant à sa demande.
6.1 Droits d’accès, d’opposition, de limitation, d’effacement et de rectification des données
Conformément à la règlementation en vigueur, l’Utilisateur dispose du droit :
– D’accéder à l’une quelconque de ses données personnelles que la Société détient ;
– De mettre à jour l’une quelconque de ses données personnelles qui n’est pas à jour ou incorrecte ;
– De restreindre la façon dont la Société traite ses données personnelles ;

– De demander à la Société de lui fournir une copie de l’une quelconque des données personnelles qu’elle détient à son sujet ;
– De s’opposer à l’utilisation de ses données personnelles.

6.2 Droit à la portabilité des données

Chaque Utilisateur dispose d’un droit à la portabilité de ses données, lesquelles doivent lui être restituées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, s’il le souhaite.
L’Utilisateur ne peut exercer ce droit à la portabilité qu’à l’égard des données qu’il a déclarées activement et consciemment ou qu’il a générées par son activité, à l’exclusion de toutes autres données qui sont calculées, dérivées ou inférées à partir des données qu’il a fournies. En outre, seules les données traitées de manière automatisée et collectées sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat sont concernées par ce droit.
La Société se réserve le droit de ne pas satisfaire à la demande de l’Utilisateur dans la mesure où les données concernées par sa demande ne répondent pas aux conditions susmentionnées.
Pour toutes les données ne satisfaisant pas aux critères susmentionnés, l’Utilisateur ne peut exercer que les droits mentionnés à la précédente clause (Article 6.1).
La Société ne fera pas obstacle à la transmission des données concernées par le droit à la portabilité à un autre responsable de traitement, soit par l’intermédiaire de l’Utilisateur, soit directement lorsque cela s’avère techniquement possible. Dans l’hypothèse où la transmission directe des données à un autre responsable de traitement ne serait pas techniquement possible, la Société en informera l’Utilisateur et lui proposera une solution alternative.
La Société n’est pas responsable du traitement que l’Utilisateur opère sur les données issues du droit à la portabilité une fois qu’il les a récupérées. La Société n’est pas davantage responsable du traitement réalisé par tout tiers ayant récupéré les données de l’Utilisateur à la suite d’une demande que ce dernier aura effectuée en ce sens.

6.3 Droit de formuler des directives anticipées

Conformément à la règlementation en vigueur, l’Utilisateur communiquant ses données personnelles peut formuler des directives anticipées sur l’utilisation de ses données après sa mort (par exemple : conservation, suppression, divulgation). L’Utilisateur peut modifier ou rétracter ses instructions à tout moment.

6.4 Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

L’Utilisateur est informé de son droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (la Cnil en France : www.cnil.fr), en cas de non-respect des dispositions légales et réglementaires de la part de la Société, ou de ses sous-traitants dans le cadre de la gestion de ses données à caractère personnel.

7. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNEES ?

7.1. Données du Compte Client

Les données collectées pour la création d’un Compte Client (Article 2.1) sont conservées par la Société pour le temps où l’Utilisateur dispose d’un Compte Client sauf en cas d’opposition légitime au traitement des données formulée par l’Utilisateur.
L’Utilisateur peut demander à tout moment la suppression de son Compte Client.
Dans l’hypothèse où le Compte Client est rattaché à un Utilisateur qui a la qualité de consommateur, un Compte Client inutilisé pendant une durée d’un (1) an est considéré comme un compte inactif. Toute connexion au Compte Client fait courir de nouveau ce délai d’un (1) an. Au terme de ce délai, les données relatives à ce compte inactif sont supprimées.

7.2. Passation de Commande

L’ensemble des données collectées dans le cadre d’une commande de produits par l’Utilisateur (Article 2.2.) sont conservées le temps de traiter la commande, prorogé de la période pour permettre à l’Utilisateur agissant en qualité de consommateur d’exercer son droit de rétractation.
Ces données sont conservées pour le temps où l’Utilisateur dispose d’un Compte Client, selon les modalités définies à l’Article 7.1 ci-avant. Cette conservation a pour but de permettre à l’Utilisateur de ne pas avoir à renseigner à nouveau ses données dans le cadre de commandes successives.
Le transporteur de la Société en charge de la livraison des commandes ne conserve les données que pour le temps nécessaire pour traiter la commande, prorogé de la période pour permettre à l’Utilisateur agissant en qualité de consommateur d’exercer son droit de rétractation.
La Société conserve sur une base de données distinctes du Site, les données afférentes à la gestion de sa relation clients pour une période de cinq (5) ans à compter de la dernière commande du Client. Cette durée correspond au délai légal commun de prescription.
La Société conserve en outre l’écrit constatant la commande du Client et toutes pièces justificatives (factures, bons de livraison…) pendant une durée de dix (10) ans à compter de l’exécution de la commande. Ces documents contractuels sont conservés sur une base de données distincte du Site, sous format électronique ou format papier. L’Utilisateur peut, tout au long de cette période, demander la communication de ses documents contractuels par courrier électronique à contact@spirit-beauties.com.

7.3 Données bancaires dans le cadre du paiement d’une commande

Les données relatives au moyen de paiement utilisé par l’Utilisateur (Article 2.2.4) sont supprimées une fois la transaction réalisée, c’est-à-dire dès son paiement effectif, augmenté le cas échéant du délai de rétractation par l’article L. 221-18 du code de la consommation.
Les coordonnées bancaires de l’Utilisateur sont saisies sur le site internet de la banque et ne sont en aucun cas collectées ni conservées par la Société.

7.4 Messages adressés à la Société

Les messages de toute nature adressés par l’Utilisateur à la Société (Article 2.3) sont conservés par la Société le temps strictement nécessaire pour traiter la demande de l’Utilisateur.
Le cas échant, selon la nature de la demande adressée par l’Utilisateur, les données communiquées pourront être conservées en archive intermédiaire pour une durée de cinq (5) ans pour la stricte finalité de se prémunir d’un éventuel contentieux avec l’Utilisateur, à l’exclusion de toute autre finalité. Cette durée correspond au délai légal commun de prescription.

7.5. Données de prospection commerciale

Les données à caractère personnel utilisées dans le cadre de la prospection commerciale (Article 2.4) sont conservées pendant un délai de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de l’Utilisateur (par exemple, une demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel ; en revanche, l’ouverture d’un courriel ne peut être considérée comme un contact émanant de l’Utilisateur).
Au terme de ce délai de trois (3) ans, la Société pourra reprendre contact avec l’Utilisateur afin de savoir s’il souhaite continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l’absence de réponse positive et explicite de l’Utilisateur, il est mis un terme à la prospection commerciale. Toutefois, si l’Utilisateur dispose toujours d’un Compte Client, les données sont conservées selon les modalités définies à l’Article 7.1.

7.6. Exercice des droits sur ses données par l’Utilisateur

En cas d’exercice du droit d’accès ou de rectification, les données relatives aux pièces d’identité sont conservées pendant le délai prévu à l’article 9 du code de procédure pénale, soit un (1) an.

En cas d’exercice du droit d’opposition, les données relatives aux pièces d’identité peuvent être archivées pendant le délai de prescription prévu à l’article 8 du code de procédure pénale, soit trois (3) ans.
En cas d’exercice du droit d’opposition à recevoir de la prospection commerciale auprès de la Société, les informations permettant de prendre en compte son droit d’opposition sont conservées trois (3) ans à compter de l’exercice du droit d’opposition. Ces données ne peuvent en aucun cas être utilisées à d’autres fins que la gestion du droit d’opposition et seules les données nécessaires à la prise en compte du droit d’opposition sont conservées (notamment, l’adresse électronique).